7 smarte Regeln, wie Sie bei Ereignissen wie der neuen Datenschutzverordnung smart bleiben

Gleich vorweg: Dies ist KEIN Artikel über die neue Datenschutzverordnung. Wir nehmen sie nur zum Anlass, über ein anderes Phänomen zu sprechen, das für smarte Entrepreneure enorm wichtig ist: Der Umgang mit den eigenen Gefühlen

Unruhe

Die neue Datenschutzverordnung verursacht gerade viel Ärger. Bei einigen kommt jetzt erst im Kopf an, dass man etwas ändern müsste. Nur was? Auch wir haben in den letzten Wochen mehr als einmal mit Programmierern angeregt diskutiert, welche Änderung im Code unserer Internetseiten wegen der DSGVO wirklich vorgenommen werden muss.

Eigentlich ist das eine einfache Aufgabe: Code anpassen. Wenn da nicht ein paar massive Unverständlichkeiten der Gesetzgebungen wären …

Es geht uns aber nicht um die DSGVO, sondern um unseren Umgang mit Stress. Wir picken uns als Fallbeispiel vor allem die Datenschutzerklärung raus, da jeder Solopreneur da ran muss. Der eine mehr, der andere weniger.

Fangen wir aber von Vorne an. Was ist eigentlich das Ziel?

Wenn es zu kompliziert ist, ist es nicht mehr smart.

In unserem Buch Smart Business Concepts gibt es diese Grafik, die zeigt, was passiert, wenn ein Prozess aus dem Ruder läuft.

Die Theorie ist einfach – die Datenschutzverordnung anders

Smart ist, wenn Sie es einfach halten.

Leider spielt das Leben nicht immer so mit. Im letzten Newsletter sprachen wir bereits davon. Dort waren es private Engpässe, die bei uns dafür sorgten, dass der eigene smarte Rhythmus aus dem Takt kam.

Heute geht es um einen anderen Aspekt

Unsere “Schnell-Veränderungs-Welt” stellt uns immer mal wieder vor eine komplex-chaotische Anforderung. Das sind Dinge, mit denen wir uns beschäftigen müssen, die aber nicht einfach mit einer Regel 1, 2, 3 in den Griff zu bekommen sind. Die Einführung der neuen Datenschutzverordnung ist dafür ein Beispiel.

Die DSGVO ist komplex-chaotisch

Die DSGVO erzeugt zur Zeit bei vielen smarten Entrepreneuren (aber auch anderen Selbstständigen, Vereinen bis hin zu großen Unternehmen) viel Unsicherheit. Grundsätzlich finden wir es gut, dass Europa einen besseren Datenschutz als die anderen Wirtschaftszonen dieser Welt anstrebt.

ABER

Bei der DSGVO wurde nicht darüber nachgedacht, das ein komplexes Regelwerk bei kleineren, smarteren Einheiten unverhältnismäßig viel Arbeit auslöst. Dazu kommt: Vieles ist nicht eindeutig. Wir sagen an dieser Stelle nur: Cookie Optin oder Cookie Optout? Müssen eingebundene Videos von YouTube abgefangen werden oder nicht? Ergebnis: Die Verordnung erzeugt bei allen, die wir kennen, Stress und nicht das Gefühl einer Prozess-Sicherheit.

• Komplex-chaotische Systeme verhalten sich nicht linear
• Die Spielregeln werden im Spiel verändert
• Sie müssen reagieren und das Spiel verändert sich weiter
• Unterschiedliche Interessen und viel Technik macht das Ganze stressig

Dazu eine kleine Anekdote von uns

Als Bild wie sich das ungünstig hochschaukeln kann, nehmen wir einmal unsere Datenschutzerklärung.

Wir sind gründlich und wollen legal arbeiten. Life Hacks bei Steuern und Gesetzen finden wir nicht gut. Vertrauensmarketing ist unser Verständnis eines „Smart Business“. Also haben wir – in unseren Augen rechtzeitig angefangen – und unsere Webseiten vor 3 Monate in einer ersten Runde überprüft und eine erste vorläufige neue Datenschutzerklärung eingefügt. Soweit war das schmerzlos. Dann sind wir Stück für Stück in die Details eingestiegen und haben den einen oder anderen gefragt, wie die einzelnen Dinge denn jetzt gemeint sind.

Ab dann wurde es lustig:

Je tiefer wie einstiegen, um so verworrener wurde es.

Und der Umgang anderer mit dem „komplexen Problem” war sehr unterschiedlich.

Es gab die Realitätsverleugner: „Das wird alles nicht so heiß gegessen, wie gekocht. Es kann ja nicht sein, dass alle Websites auf einmal anders funktionieren müssen. Ich warte erst einmal ab, was kommt.“

Auf der anderen Seite die Panikmacher: “Wenn ein Satz falsch auf der Seite steht, wird man gleich von einem Abmahnanwalt auf 20.000 EUR Geldbuße verklagt. Lieber die Seite gleich vom Netz nehmen.” Was ist das denn für ein Schreckbild – und ja, wir kennen Personen, die ihre Seite abgeschaltet haben (Tatsache).

Beides scheint uns nicht die smarte Reaktion auf eine neue Verordnung zu sein.

Was heißt es aber nun, bei solchen Dingen smart in der Mitte zu bleiben?

Nun zur Anekdote:

Wir hatten eine erste Fassung unserer neuen Datenschutzerklärung und wollten in einer zweiten Runde kurz absichern, ob die einzelnen Passagen stimmen und entsprechend einige Prozesse auf der Seite umstricken. Also der Versuch, ruhig und praktisch eine Runde tiefer zu arbeiten. Am Ende saßen wir zwischen vier verschiedenen Datenschutzerklärungs-Generatoren, einer Reihe von Aussagen von Profis „wie man es denn nun macht“ und einer sich täglich ändernden Meinungslage.

Heraus kam bei unserem nicht wirklich komplexen Experten-Modell:

Eine 16 Seiten lange Datenschutzerklärung!

Keine Angst: Diese „Monster-Fassung” steht nicht auf unserer Seite. Aber es ist ein Beispiel für die oben gezeigten Grafik.

An dieser Stelle steigen wir nicht tiefer in die DSGVO ein, das haben andere ausführlicher beschrieben. Uns geht es um die Gefühle. Die Schlacht wird im Kopf gewonnen: das hat etwas mit der inneren Ruhe zu tun.

Was passiert in Überforderungs-Situationen mit Ihnen?

Die Situation ist komplex. Die Klärung gelingt nicht sofort. Das Ganze nervt gewaltig. Komplexität und Unklarheit frisst Einfachheit auf. Raubt Energie. Sie spüren, dass etwas nicht so ist, wie Sie es sich wünschen. Sie erhöhen den Kraftaufwand, bekommen das Problem aber trotzdem nicht sauber zu fassen.

• Irgendwann kommen die Gefühle
• Sie sprechen mit anderen, die Dinge werden aber nicht klarer
• Dann ein Fehler, es kommt der Zeitpunkt, an dem Sie wütend werden

Und damit sind Sie an dem Punkt, an dem Sie entscheiden, ob Ihnen das Ganze aus der Hand rutscht oder nicht. Wenn Sie jetzt nicht aufpassen, steigern sich diese Gefühle, bis Ihr Ärger durch die Decke geht. Das ist das Gegenteil von „ruhig Blut“. Sie fangen an „innerlich zu kochen“ und wollen den ganzen Mist hinwerfen. Und einige tun das wortwörtlich, wie wir vor Kurzem bei einem Handwerker erlebten, der fluchend die Werkzeuge aus der Hand warf, nachdem er einen Fehler gemacht hatte, der ihn dazu zwang, noch einmal von vorne zu beginnen.

Nicht die beste Voraussetzung, um eine komplexe Situation zu entknoten.

Solopreneure müssen durch diese Stunden durch

Zunächst als kleiner Trost: Gefühlsschwankungen gehören dazu.

Der Wunsch von einem smarten Business ist eine höhere Klarheit im Leben und damit auch mehr Einfachheit. Aber es gibt diese Stunden, an denen sich das nicht so anfühlt. Robert Heineke sprach auf der letzten Freiheits Business Konferenz in Hamburg über die Stunden, die er sich auf seinem Weg in Richtung Freiheit gerne hätte sparen können. Dazu gehörten der juristische Kleinkram, Abmahnungen und das Kino im Kopf, das man nicht einfach abschalten kann, wenn man sich in einem Café in die Sonne setzt. Komplexe Dinge, Unklarheiten, Stress – all das geht einem nach.

Wie vermeiden wir, dass uns ein Gefühl über den Kopf wächst?

Sie müssen dem Chaos den Boden entziehen. Die Datenschutzverordnung ist nicht glasklar. Sie ist so gestrickt, dass sie Arbeit und unübersichtliche Situationen erzeugt. Es gelingt nicht, in 2 Stunden das Thema „konzentriert wegzuarbeiten“. Wir spüren eine Bedrohung, gleichzeitig ist das Ding in der Praxis nicht eindeutig zu fassen.

Jetzt gilt es, den aufkommenden schlechten Gefühlen den Boden zu entziehen.

Damit bei der DSGVO oder an anderer Stelle Dinge nicht überkochen, hier 7 Tipps, wie Sie mit unübersichtlichen Informationslagen umgehen.

Einige Tipps, wie Sie in unruhigen Zeiten ruhiges Blut behalten

Erste Regel

Die Wirklichkeit nicht verleugnen und rechtzeitig anfangen

Dinge, die kommen, nicht ignorieren. Sie kommen. Die Datenschutzverordnung war lange bekannt. Wer so tut, als wenn sie nicht da wäre, hat keinen professionellen Umgang mit der Wirklichkeit. Idealerweise rechtzeitig anfangen. Das ist aber so eine Sache. Auch wir dachten, wir wären mit 3 Monaten früh genug rangegangen. Im nachhinein wissen wir: ein, zwei Dinge hätten früher vorbereitet werden können. Das werden wir uns smart hinter die Ohren schreiben: Ein wenig mehr Vorausschau hilft ungemein, das Blut ruhig zu halten.

Zweite Regel

Keine Emotion, bevor man nicht alle Informationen hat

Die Schlagzeilen um die Datenschutzverordnung waren oft plump auf die Spitze getrieben: Alles ändert sich, wenn Sie nicht handeln, drohen hohe Strafen. Einiges davon stimmt. Es ist aber nur ein Aspekt der ganzen Sache.

Trotzdem lassen wir uns oft von einer Schlagzeile oder einer ersten Information emotional treffen.

Ein anderes Beispiel zu dieser Regel aus unserer aktuellen Intensivgruppe:

Eine Teilnehmerin möchte ein Event-Konzept in einem schönen nichteuropäischen Land auf die Beine stellen. Lebt aber weiter in Deutschland. Also eine bestimmte Zeit des Jahre in diesem Land Seminare und Events anbieten (das ist ein sog. zyklisches Geschäftskonzept mit 2 Standorten). Bei der Recherche, ob sie in diesem Land tätig werden darf, gerät sie in ein Forum, in dem erste Kommentare sagen: Das geht nicht, ohne Arbeitserlaubnis verboten. Damit wäre ihr gesamtes Konzept gescheitert. Bei einer gründlichen Eigenrecherche und Gespräch mit Leuten, die sich auskennen, stellt sich heraus: Das stimmt gar nicht. Sie kann dort sehr wohl als deutsche Staatsbürgerin tätig werden. Es gibt natürlich einige Dinge zu beachten. Aber es ist machbar.

Versuchen Sie, nicht jede Informationen „sofort an sich ranzulassen”. Es lohnt nicht, Gefühle sofort hochkochen zu lassen. Checken Sie selbst die Fakten. Dann erst Gefühle. Viele gehen Wänden hoch, die es gar nicht gibt.

Dritte Regel

Wenn Sie nicht alle Informationen haben – systematisch sammeln

Ein negativer Gefühlsverstärker bei der DSGVO ist die Menge der Interpretationen in alle Richtungen. Einige Dinge sind schnell verstanden. Bei anderen fragt man sich: Betrifft mich das jetzt oder nicht? Diese „offenen“ Punkte waren in unserem Fall nicht alle sofort zu klären. Und das geht nicht nur uns so. Selbst ZEIT Online schrieb am 12. Mai 2018 einen Artikel mit dem bezeichnenden Titel: „Man reimt sich das alles irgendwie zusammen.“

Wenn man ein Klarheits-Defizit hat, was tun?

Zwei Dinge helfen nicht:

• Blockade = Aufhören zu arbeiten
• Das erstbeste sofort umsetzen = Aktivismus

Um hier nicht aus der Kurve zu fliegen, raten wir zu zwei Dingen:

A – reduzieren Sie die Anzahl der Informationsquellen systematisch

Eine Option ist die Radikalvariante: Abgeben und sich auf einen Profi verlassen. Also einen Rechtsanwalt beauftragen, den Schlamassel zu übernehmen. Das ist denkbar und war auch bei einer Reihe von Profis aus der Szene zu beobachten. Vor ein, zwei Wochen tauchten auf einmal klar und sauber strukturierte Datenschutzerklärungen auf, die nicht aus den Generatoren kamen, sondern aus der Feder von Anwälten (die gerade sehr gut Geld verdienen…). Das ist tatsächlich eine professionelle Option.

Kostet aber einiges an Geld und enthebt Sie nicht der letzten Verantwortung über Ihre Systeme! Bei weitem nicht jeder Anwalt kennt sich mit dem Internet aus. Letztlich fliegen Sie das System. Sie müssen nicht alles können, aber Sie sollten verstanden haben, worum es geht.

Von daher gehen wir in diesem Artikel einmal davon aus, Sie wollen selbst verstehen, was in der DSGVO passiert (was wir auch empfehlen). Dann reduzieren Sie Komplexität, indem Sie sich auf wenige, aber gute Quelle verlassen! Surfen Sie sich nicht konfus.

Und GANZ WICHTIG:

B – erfassen Sie von Anfang an, die Informationen systematisch

Wir nennen diese Lösungs-Strategie einmal die „3-Quellen-Theorie“:

Suchen Sie sich zwei bis drei seriöse professionelle Quellen zum Thema. Zusätzlich schätzen wir es, wenn Sie bei kritischen Punkten mit ein oder zwei Personen, die sich auskennen, kurz querchecken können. In diesem Fall kann das ein Rechtsanwalt oder ein Internet-Profi sein (der seinerseits mit Juristen im Austausch steht).

Ab dann tragen Sie sauber in eine Excel-Tabelle (oder ein anderes Ordnungs-Tool) die verschiedenen Anforderungen und Informationen geordnet MIT DEN JEWEILIGEN QUELLEN ein.

Denn wenn Sie jetzt in Panik anfangen den „Gutenberg“ zu machen (alles ohne Bezug in eine einzige Stoffsammlung zu kopieren), bekommen Sie das Ganze hinterher nicht mehr auseinander. Es kommt das heraus, was Programmierer „Dirty Code“ oder “Chaos Code” nennen. Niemand weiß mehr, was da eigentlich geschrieben wurde. Die Erklärung von Wikipedia über Dirty Code lautet:

Software code that has had many editors with conflicting styles, making it nearly impossible to maintain.

Übersetzung (sinngemäß): Code, der von unterschiedlichen Programmierern kommt, miteinander im Konflikt steht und den man eigentlich nur noch wegwerfen kann.

Sie erinnern sich an das Diagramm vom Anfang des Artikels. Das ist das Gegenteil von smart. Wir wollen stabile, lauffähige Systeme und Geschäftskonzepte. Insgesamt gilt: Je einfacher Ihre Systeme, um so weniger ziehen sich Probleme durch. Wer gerade ein kompliziert verschachteltes Conversion System mit tausenden von Optins und Plug-Ins hat, kommt bei der neuen DSGVO wirklich ins Schleudern.

Aber zurück zur Informations-Sammlung.

Wenn Sie wie beschrieben vorgehen, haben Sie am Ende einen eigenen, selbstrecherchierten Master mit sauberen Quellverweisen und damit die Fähigkeit, bei neuen Fakten nachzusteuern. Diese Methode ist zielführender als reines „Zeit-Management“. Sie kommen nicht weiter, wenn Sie sich einfach an den Bildschirm setzen und “abarbeiten”. Ein Arbeitsplan mit Priorisierungen á la „Getting Things Done“ kann erst aufgestellt werden, wenn Sie wissen WAS Sie tun wollen. Und dafür bietet sich ein solcher Recherche-Master an. Denkbar ist eine Spaltenaufteilung wie:

• Das Thema
• Die Information(en)
• Die abgeleitete Anforderung(en)
• Die Quelle(en)
• Ein Einschätzung wie relevant (Risiko)
• Der geschätzte Aufwand, dies umzusetzen (Zeit / Geld)

Gerade bei unterschiedlichen Informationen und Ableitungen, hilft ein solches Raster, die Widersprüche einzuschätzen.

Unsere 16 Seiten waren glücklicherweise quellensortiert. Sonst wäre die Simplifizierung in der dritten Runde nicht möglich gewesen.

Vierte Regel

Panikmacher und Quatscher ausschalten

In jeder engen Situation tauchen plötzlich Menschen auf, die alles besser wissen und dies mit vielen Worten belegen. Schalten Sie diese Personen ab. Lesen Sie deren Kommentare nicht, hören Sie nicht zu, machen Sie einen Bogen um Panik- und Stresspropheten. Halten Sie sich immer vor Augen: Bestimmte Menschen arbeiten damit die eigenen Probleme ab. Was gesagt wird, hat meist wenig mit Ihrer Wirklichkeit zu tun. Sie sind als Entrepreneur/in dafür verantwortlich, Ihre eigene Faktenlage selbst zu beurteilen. Ihr Blut bleibt ruhig und Menschen mit Schaum vor dem Mund gehen Sie einfach aus dem Wege.

Fünfte Regel

Tee trinken

Gefühle sind so eine Sache. Sie lassen sich nicht alleine mit einer Excel-Tabelle stoppen. Wenn Sie zu spät angefangen haben und Sie trotz systematischer Arbeit in die Enge kommen: Nicht sofort den Krisenmodus ausrufen. Wir haben in unseren vorherigen Artikel geschrieben, was dann passiert, wenn Ihnen wirklich etwas aus der Hand rutscht. Hier gehen wir aber einmal von einer normalen Herausforderung aus. Wenn dass passiert, schauen Sie der Schlange nicht immer in die Augen. Machen Sie Pausen und gehen Sie mit dem Kopf zwischendurch weit weg. Diese Regel hatten wir übrigens schon im letzten Artikel geschrieben. Regelmäßiges Teetrinken ist in Norddeutschland eigentlich der Universalratschlag. Hilft immer 😉

Sechste Regel

Das jetzt Plausible tun

Irgendwann ist genug der Recherche. Listen Sie die wichtigsten Punkte. Starten Sie mit dem Punkt, der das größte Risiko am meisten minimiert. Bei Nebengleisen verzichten Sie auf Perfektionismus und dann: Zügig umsetzen. Plausibilität bedeutet: Sie bewerten die Dinge mit gesundem Menschenverstand und checken, ob Dinge in sich konsistent sind, also logisch aufeinander aufbauen.

Siebte Regel

Das Verschobene nicht unter den Teppich kehren

Wenn Sie in Ihrem Zeitfenster nicht alles schaffen, notieren Sie die „Lücken“ im System. Wo müsste noch aufgeräumt werden? Welcher Punkt ist nicht wirklich verstanden? Was fehlt noch? Am besten kurz den Stand notieren, damit Sie zwei, drei Wochen später verstehen, wo die gebaute Wand noch das eine oder andere Loch hat. Dokumentation ist tatsächlich ein wichtiger Punkt im System „smart“. Dadurch können Sie ein System immer wieder aufräumen, schlank halten und nicht zulassen, dass andere Ihnen eine komplexe siebenköpfige Kassandra aufzwingen.

Ruhig Blut

Und ganz am Ende: Ruhig Blut.

Eine Erkenntnis aus 25 Jahren Selbstständigkeit: Wir haben nicht immer alles sofort geschafft, es wird aber auch nicht jede Lücke sofort geahndet. Bleiben Sie dran, Sie werden es schaffen. Smart ist nicht immer einfach, aber es ist erreichbar. Von solchen Dingen wie einer Datenschutzverordnung werden Sie sich doch nicht unterkriegen lassen.

Wir wünschen Ihnen eine hohe Gelassenheit und sichere Daten.